Le représentant fiscal, qui est obligatoire dans certains pays de l’UE, est une fonction qui requiert certaines conditions. La désignation de ce dernier est une obligation légale pour les entreprises de pays non membres de l’UE. Cela inclut la désignation d’un contractant chargé des procédures de TVA de l’entreprise.

Quand faut-il désigner un représentant fiscal ?

Si une entreprise titulaire d’un agrément permanent, non européen, est soumise à la TVA dans un État membre de l’UE, il convient de désigner un représentant fiscal autorisé dans cet État membre. Par exemple, une entreprise non européenne impliquée dans les types de transactions suivants doit désigner un représentant fiscal de l’État membre où la transaction a lieu :

• Importations de biens d’un pays non membre de l’UE vers un État membre de l’UE où la TVA est obligatoire et automatiquement établie sur la déclaration de TVA elle-même
• Exportations d’un État membre de l’UE vers un pays tiers.
• Acquisition de biens d’un État membre de l’UE vers une communauté dans un autre État membre de l’UE.
• Livraison de biens dans la Communauté à partir d’un État membre de l’UE à un assujetti établi et enregistré à la TVA dans un autre État membre de l’UE.
• Ventes de biens à l’intérieur de la Communauté pour lesquelles le fournisseur est redevable de la TVA.

Si un État membre prend cette mesure, des sanctions sont prévues pour le défaut de désignation d’un représentant fiscal. Un paiement tardif peut entraîner des pénalités et des intérêts, ce qui peut affecter le remboursement de la TVA déjà déduite.

Remarque : les entreprises établies dans des pays tiers avec lesquels l’UE a conclu des dispositions relatives à l’assistance administrative mutuelle en matière de recouvrement des impôts sont exemptées de la désignation d’un représentant fiscal. Toutefois, elles doivent s’enregistrer aux fins de la TVA afin de remplir leurs obligations.

Comment fonctionnent les représentants fiscaux ?

Les représentants fiscaux offrent à leurs clients un soutien complet pour toutes les questions relatives à la TVA. Le rôle du représentant fiscal consiste notamment à :

• L’analyse des activités: le représentant fiscal gère l’activité afin de garantir le respect des réglementations locales applicables.
• Le contrôle et la conformité des factures: avant de demander un remboursement, le représentant fiscal vérifie que les factures émises et reçues sont correctes, afin de réduire le risque de modification du remboursement et d’éviter les problèmes liés au remboursement de la TVA.
• Suivi de la législation: le représentant fiscal suit la législation et informe régulièrement les clients des réformes et des changements fiscaux.
• Assistance lors des contrôles fiscaux: le représentant fiscal accompagne le client et représente les intérêts de ce dernier.

Comment un représentant fiscal est-il désigné ?

La désignation d’un représentant fiscal doit être effectuée avant le début de l’activité dans le pays de destination. Pour les sociétés constituées dans des pays hors de l’UE, une procuration dûment signée doit être jointe et envoyée aux autorités fiscales. Par conséquent, le représentant légal de la société doit demander une procuration écrite et l’envoyer à l’autorité fiscale compétente. Cette procuration doit contenir les informations suivantes :

• Nom et adresse de l’entreprise à représenter.
• Nom et adresse du représentant fiscal.
• La désignation du représentant par la société non résidente de l’UE.
• L’acceptation de la nomination par le représentant.
• L’engagement du représentant à remplir ses obligations.
• La date d’entrée en vigueur de la procuration.
• La réception par le contribuable de l’avis écrit d’approbation ou de désapprobation de la demande.

En revanche, une entité non résidente ne peut désigner qu’un seul représentant pour chaque service qu’elle fournit. La désignation d’un mandataire fiscal offre aux entreprises de pays non membres de l’UE la possibilité de pénétrer sur le marché européen sans avoir à créer une filiale, évitant ainsi les coûts et les restrictions associés à une succursale.